Die Hälfte wissen, alles können

von Teilnehmern des Word-Modules

Die verschiedenen Computerprogramme zu beherrschen ist gar nicht so schwer. Erst denkt der Anfänger, dass alle Programme unterschiedlich sind. Vor allem, wenn er die Einführungskurse besucht und mit lauter Fachwörtern konfrontiert wird, die in Windeseile auf ihn niederprasseln.

Da baut sich leicht eine Barriere vor dem „ominösen“ Computer auf. Man denkt, dass alles sehr kompliziert und unübersichtlich ist und dass der Nutzer eine Vielzahl von Strukturen, die manchmal wie höhere Mathematik wirken, kennen muss. Das stimmt allerdings nicht.

Gerade im Aufbau und ihren Strukturen sind sich viele Programme sehr ähnlich. Besonders wenn sie von einem Entwickler wie Microsoft stammen. Daher kann man die These aufstellen: Kennst du ein Office-Programm, kennst du schon die Hälfte der Funktionen und Optionen aller anderen Microsoft-Office-Programme. Beherrschst du Word, so ist der Umgang mit Excel, Access und PowerPoint schnell zu erlernen.

Und genau mit diesen vier Systemen möchten wir uns beschäftigen, da sie alle miteinander verknüpft und vernetzt werden können. Die Funktionen greifen ineinander über. Einzeln gesehen ist Word für die Textverarbeitung, Excel für die Kalkulation, Access hauptsächlich für die Datenverwaltung und PowerPoint für die Präsentation zuständig.

Die MS-Office-Programme haben viele Gemeinsamkeiten.
Montage: Annette Grund

Wie alle vier Programme sich miteinander verbinden, zeigt ein Beispiel aus dem Büroalltag: Im Rechnungswesen wird mit Word ein Text geschrieben, mit Access die Adressen zum Versand der Rechnungen erstellt, mit Excel gerechnet (zum Beispiel die Mehrwertsteuer, die im Rechnungsbetrag enthalten ist), und mit PowerPoint der Jahresabschlussbericht der Firma präsentiert, in dem natürlich – um beim Beispiel zu bleiben – die oben genannte Rechnung enthalten ist.

Abgesehen davon, dass diese vier Programme sinnvoll miteinander kombiniert werden können, gibt es wesentliche Gemeinsamkeiten aber auch Unterschiede. Gemeinsam ist allen vier, dass sich in der Menüleiste die Funktionen Datei, Bearbeiten, Ansicht, Einfügen, Extras, Fenster und Hilfe befinden. Auch der Menüpunkt Format ist in allen Programmen – außer Microsoft Access – vorhanden. Unterschiede gibt es bei den Menüpunkten Tabelle (einen solchen trifft man nur bei Word an), Bildschirmpräsentation (gehört zu PowerPoint), und Daten (bei Excel angesiedelt).

Sucht man nach der so genannten „inneren Logik“ der Menüleiste, kann man zusammenfassend feststellen, dass der Kern eines Programms in der Mitte des Menüs zu finden ist. Dort werden die Spezialanforderungen, das heißt die spezifischen Befehle geregelt. An den äußeren Punkten des Menüs, also rechts und links, befindet sich das Beiwerk, das bei allen Programmen gleich ist. Zum Beispiel im Menüpunkt Datei, wo es im jedem Microsoft Office-Programm um das Erstellen und den Austausch mit anderen Programmen geht. In dem Menüpunkt Datei befindet sich alles, was mit den Grundfunktionen Öffnen, Schließen, Speichern und Neuerstellung einer Datei zusammenhängt.

Noch Angst vor dem unbekannten Programm? Alles halb so schlimm. Ihr müsst nur die Hälfte wissen, dann könnt ihr mit allen MS-Office-Programmen umgehen.